7 Tipps für gelungene Veranstaltungen

Ihr plant eure nächste Veranstaltung und ihr wollt wissen, worauf ihr besonders achten solltet? Dann seid ihr genau richtig. Denn wir haben für euch die wichtigsten Tipps für gelungene Veranstaltungen gesammelt.

Eventplanung bringt immer Herausforderungen mit sich, gerade wenn die Planung nicht zu euren Alltagsaufgaben gehört. Damit euch die Organisation leichter fällt, haben wir mit unseren Event-Planern und Veranstaltungskaufleuten gesprochen und gefragt: „Was sollte man bei der Veranstaltungsplanung beachten?“

Die Antworten haben wir hier für euch zusammengefasst.

Jedes Seminar, jede Tagung und jeder Kongress haben das Potenzial, ein besonderer Tag für die Gäste zu werden. Aber eure Inhalte können nur richtig glänzen, wenn die Rahmenbedingungen passen. Denn am nächsten Tag im Büro spricht niemand über euren großartigen Vortrag, wenn beim Mittagessen nicht alle satt wurden, der Raum zu klein war oder der Weg zur Location zum Wanderausflug wurde.

Damit ihr solche Erfahrungen nicht machen müsst und eure Inhalte im Mittelpunkt stehen können, steht euch das westhouse-Team von der ersten Idee an zur Seite und hat für euch die wichtigsten Praxistipps aufgeschrieben:

Egal, ob ihr an einem Seminar für 10 Personen oder einem Kongress mit 300 Gästen arbeitet: Die Vorbereitung verschlingt immer mehr Zeit, als man denkt.

Speaker brauchen Vorlaufzeit, um euren Termin in ihren Kalendern unterzubekommen. Räume sind oft kurzfristig nicht mehr verfügbar und es tauchen immer wieder Details auf, die nicht von Anfang an bedacht wurden. Und auch eure Gäste haben volle Terminkalender, die nicht auf euch und eure Veranstaltung warten.

Deshalb ist es wichtig, so früh wie möglich mit der Planung eures Events zu beginnen und großzügige Zeitpuffer einzuplanen.

Kleinere Workshops können, wenn nötig, auch mit kürzeren Vorlaufzeiten von ein bis drei Monaten geplant und durchgeführt werden. Aber nur, wenn keine besonderen Speaker eingeladen werden müssen und die Gäste direkt aus dem Umkreis der Location kommen. Bei größeren Veranstaltungen solltet ihr mindestens sechs Monate oder sogar ein Jahr Vorbereitungszeit einplanen. Das gilt besonders für überregionale, mehrtägige Veranstaltungen, bei denen eure Gäste ihre Anreise und Unterkunft planen müssen.

Ihr habt ein Event im Kopf, privat oder für euer Business, aber so genau wisst ihr noch nicht, was es eigentlich werden soll? Dann ist es Zeit, über das Ziel nachzudenken. Was wollt ihr mit eurer Veranstaltung erreichen? Wollt ihr Wissen vermitteln? Dann kann ein Workshop-Format die richtige Wahl für euch sein. Euch geht es ums Networking und ihr wollt Industrievertreter und Kunden zusammenbringen? Dann passt eine Keynote mit verschiedenen Stationen für Aussteller vielleicht besser.

Sobald ihr ein Ziel festgelegt habt, solltet ihr es auch nur im Notfall anpassen. Oft kann es verlockend sein, noch einen Aspekt mit aufzunehmen, die Zielgruppe doch noch zu erweitern und alles nochmal größer und weiter zu denken. Aber dieser „Scope-Creep“ kann schnell zum Planungsalptraum werden und zu Chaos und Budgetproblemen führen.

Also: Findet euer Ziel, legt euch fest, und bleibt dabei! Dann hat euer Event die beste Chance, ein Erfolg zu werden.

Ihr habt rechtzeitig mit der Planung angefangen und ihr habt euer Ziel festgelegt. Bevor ihr euch jetzt mit Räumen, Technik oder anderen Details beschäftigt, solltet ihr euch Gedanken um den Veranstaltungsort machen. Also die Stadt und die Region, in der euer Event stattfinden soll.

Denn Anfahrtswege, Unterkunftsmöglichkeiten, der örtliche Nahverkehr und das Unterhaltungsangebot rund um euer Event können entscheidend sein. Wenn die Anfahrt schon Stresspickel auslöst oder das nächste Hotel dreißig Minuten von der Event-Location entfernt liegt, überlegen es sich potenzielle Teilnehmende zweimal, ob sie unbedingt bei dieser Veranstaltung dabei sein müssen.

Woher kommen eure Gäste? Wie reisen die meisten von Ihnen an? Gibt es genügend Übernachtungsmöglichkeiten in der Umgebung? Wenn ihr euch mit diesen Fragen beschäftigt, könnt ihr die passende Stadt oder Region für eure Veranstaltung auswählen und euren Kunden, Gästen oder Schülern das Leben leichter machen.

Mit euren Ideen und Entscheidungen im Kopf geht es jetzt an die Suche nach dem passenden Raum für euch, euer Thema und eure Veranstaltung.

Gut und schlecht oder schön und hässlich sind dabei nicht die entscheidenden Kategorien. Natürlich ist es großartig, wenn euch ein Raum gefällt, aber es ist viel wichtiger, den passenden Raum zu finden.

Ist der Raum zu groß, fühlen sich die Teilnehmenden verloren. Ist er zu klein, fühlt man sich beengt. Vielleicht habt ihr einen Musik-Act geplant und die Akustik im Raum gibt das nicht her. Oder ihr plant einen Hackathon, aber im Raum gibt es nicht die passenden Anschlüsse.

Außerdem ist es wichtig, nicht nur auf den Veranstaltungsraum, sondern auf die gesamte Location zu schauen. Stellt sicher, dass es genug Raum für Catering und Networking-Sessions gibt. Denkt über Barrierefreiheit und Zugänge nach und klärt Details zum Aufbau.

Überlegt also genau, was euer Raum können muss, was eure Zielgruppe braucht, um sich wohlzufühlen, und welche Rahmenbedingungen gegeben sein müssen, damit eure Tagung oder euer Seminar zum Erfolg wird.

Oft vernachlässigt oder erst Last-Minute in die Planung aufgenommen: Die Veranstaltungstechnik.

Wenn sie funktioniert, fällt sie kaum auf, aber wenn etwas schiefgeht, bleibt sie im Gedächtnis. Übersteuernde Mikrofone, unscharfe Bilder, hakelnde Präsentationen. Sie alle können großartige Inhalte überschatten und dem Event-Erfolg im Weg stehen.

Achtet deshalb auf die Veranstaltungstechnik in eurer Location und fragt nach einem konkreten Ansprechpartner, am besten einer Fachkraft mit der richtigen Ausbildung und nicht nur dem bemühten Empfangspersonal.

Wenn ihr die Technik für euer Event plant, lest hier in unserem Beitrag, was es zu beachten gibt!

Ihr habt’s geschafft. Ihr habt alle Details geplant und habt noch ordentlich Zeit bis zu eurer Tagung oder eurem Seminar, da ihr rechtzeitig mit der Planung angefangen habt.

Der perfekte Zeitpunkt, um über Plan B nachzudenken, falls ihr das noch nicht gemacht habt.

Natürlich kann man nicht für alle Umstände planen und für manche Situationen gibt es keine gute Lösung. Dennoch lohnt es sich, so weit wie möglich Unvorhergesehenes mit einzuplanen. Alternative Speaker, sollte eine eurer Referent:innen ausfallen, ein alternatives Rahmenprogramm, nur für den Fall, oder die Möglichkeit zur digitalen Übertragung und Aufnahme, für den Fall, dass mehrere Teilnehmende sich nur von zu Hause zuschalten können.

Vielleicht benötigt ihr keinen dieser alternativen Pläne, aber hier gilt immer: Besser haben als brauchen.

Nach einer langen Liste von Planungstipps noch ein wichtiger zum Schluss: Macht es euren Gästen leicht. Egal, worum es geht.

Stellt sicher, dass die Anreise so komfortabel wie möglich läuft, durch gute Anbindung und vorhandene Parkplätze. Kümmert euch im Vorfeld und informiert die Teilnehmenden über Hotels und Übernachtungsmöglichkeiten in der Umgebung oder direkt im Haus.

Fragt direkt bei der Anmeldung nach speziellen Diät-Anforderungen. Gerade für Allergiker ist es schön, zu wissen, dass die Veranstalter über sie nachgedacht haben.

Bereitet Namensschilder vor und sorgt für ausreichend Verpflegung. Gebt den Menschen die Möglichkeit, an einem Rahmenprogramm teilzunehmen, aber bietet ihnen auch ein paar Chancen, sich für einige Minuten zurückzuziehen und Energie zu tanken.

Kurzum: Schafft ein Umfeld, in dem eure Gäste sich wohlfühlen können!

Die erfolgreichsten Events kommen nicht nur durch spannende Themen, interessante Speaker, gehypte Künstler oder das beste Catering zustande. Sie sind auch immer das Ergebnis sorgfältiger Planung.

Nehmt euch also Zeit für die Event-Planung, wenn es darum geht, eure Veranstaltung an den Start zu bringen. Fangt frühzeitig an, holt euch kompetente Ansprechpartner und behaltet auch das Unvorhergesehene im Kopf. Und vor allem: Denkt an eure Gäste und macht ihnen das Leben so einfach wie möglich.

Wenn Ihr schon eine Tagung, eine Konferenz oder ein Seminar im Kopf habt und Unterstützung bei der Vorbereitung und Umsetzung sucht, vereinbart doch einfach einen Besprechungstermin mit einem westhousse Event-Planer!

Wir sind gerne für euch da.