Gute Veranstaltungstechnik läuft einfach. Denn wenn alles klappt, können sich eure Gäste ganz auf euer Event konzentrieren. Euer Thema steht im Mittelpunkt und die Technik sorgt für den passenden Rahmen.

Erst wenn das Mikrofon übersteuert oder das Beamer-Bild nur aus der ersten Reihe zu sehen ist, wird die Technik zum Thema.

Damit euer Event positiv im Kopf eurer Gäste bleibt, lohnt es sich, Veranstaltungstechnik schon früh in der Planung zu denken und einen verlässlichen Ansprechpartner zu finden.

Im westhouse Augsburg haben wir Experten für euch, die euer Event von der ersten Anfrage an begleiten und auch hilfreiche Tipps und Denkanstöße mitbringen, mit denen euch die Planung leichter fällt.

Mit welchen Herausforderungen haben es Veranstalter in Sachen Technik eigentlich zu tun? Über welche Fragen sollte man in der Planungsphase eines Events nachdenken? Und was macht die Veranstaltungstechnik im westhouse so besonders?

Wir haben mit unserem Technik-Team gesprochen und die Antworten für euch gesammelt. Damit euer Event zum vollen Erfolg wird.

Ganz am Anfang der Liste von Technik-Herausforderungen steht immer die Suche nach dem richtigen Ansprechpartner. Nicht jede Event-Location hat eigene Veranstaltungstechniker:innen. Und auch wenn sich die Facility-Manager oder die Rezeptionisten richtig für euch reinhängen, fehlt es manchmal doch an Know-how. Als Alternative bleibt dann nur ein externer Technik-Dienstleister. Je nach Anforderungen und Anbieter kann das aber schnell die Kosten der Veranstaltung in die Höhe treiben.

Ihr habt also einen externen Partner gefunden, das Budget sieht gut aus, und dann kommt der Technik-Check. Euer Dienstleister kennt das Equipment vor Ort nicht und muss sich erstmal einarbeiten. Das heißt extra Aufwand, mehr Stunden und höhere Kosten. Dabei ist noch alles gut gegangen. Denn wenn es ein Problem mit der Haustechnik gibt oder das mit der Kompatibilität zur mitgebrachten Ausstattung nicht so ganz klappen will, ist die passende Lösung nicht immer in Reichweite.

Und dann bleibt noch die Frage nach der vorhandenen Haustechnik. Es gibt viele Locations mit großartiger Veranstaltungstechnik, aber auch genauso viele mit Beamern aus der Technik-Steinzeit oder Soundanlagen mit Museums-Charakter. Wer hier Sonderanforderungen hat oder eine flexible Techniklösung braucht, stößt auf Grenzen.

Eine Vorab-Besichtigung vor Ort mit dem Haustechniker und eurem Ansprechpartner lohnt sich also und kann dabei helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu umgehen.

Damit euer Event technisch genauso großartig läuft wie inhaltlich, ist es wichtig, sich schon früh in der Planung Gedanken über die Veranstaltungstechnik zu machen. Denn auch wenn ihr euch noch nicht zu einhundert Prozent sicher seid, wie alles laufen soll, hilft ein Technik-Überblick schon mal bei der Location-Wahl.

Haltet außerdem von Anfang an die Augen offen nach kompetenten Ansprechpartnern. Egal ob inhouse bei eurem Veranstaltungsort oder extern mit eurem Veranstaltungstechniker des Vertrauens: Kompetente Unterstützung bewahrt euch vor unschönen Überraschungen bei eurem Event.

Und auch finanziell solltet ihr eure Planung schon früh angehen. Vor allem wenn ihr besondere Veranstaltungstechnik anmieten wollt oder Spezialanforderungen an das Veranstaltungszentrum habt, können die Kosten schnell steigen. Denn Veranstaltungstechnik ist in der Regel stark spezialisiert und muss hohen Standards entsprechen. Es braucht also ein Technik-Budget, das zu eurem Event passt.

Damit ihr wisst, worauf ihr bei der Planung eures Events zum Thema Technik achten müsst, haben wir für euch eine Checkliste erstellt. Mit ihr seid ihr bestens auf das Gespräch mit eurem Veranstaltungstechniker vorbereitet:

Welches Format soll eure Veranstaltung haben?

• • Workshop, Seminar oder Konferenz?
  • Gibt es Aussteller oder einen Messebereich?
  • Plant ihr Agile Settings, wie einen Ideencampus oder Hackathon?

Welche Medien sollen gezeigt oder abgespielt werden?

• • PowerPoint
  • Filme und Videos, mit oder ohne Ton
  • Produktpräsentationen
  • Gibt es Referenten oder Teilnehmende, die zugeschaltet werden?

Wie sollen die Medien eingespielt werden?

• • Zentral aus der Regie (unsere Empfehlung)
  • Eigener Laptop
  • Von euren Referenten am Rednerpult
  • Soll es einen Rede-Timer geben?

Gibt es schon einen groben Ablaufplan?

• • Wie viele Redner gibt es?
  • Wie sollen die Überleitungen aussehen?
  • Soll in den Pausen Musik gespielt werden?

Wie nehmen die Menschen an eurer Veranstaltung teil?

• • Vor Ort
  • Hybrid
  • Im Live-Stream

Wie sieht das Rahmenprogramm aus?

• • Was benötigen die Künstler?
  • Wer sind die Ansprechpartner?
  • Gibt es eine Live-Band?

Wenn ihr euch mit diesen Fragen beschäftigt, ist eure Planung schon auf einem richtig guten Weg. Auch wenn noch nicht jedes kleinste Detail feststeht.

Zusammen mit unseren vielseitigen Räumen schafft die Technik im westhouse den Rahmen für eure Veranstaltung mit ganz besonderen Begegnungen.

Denn hier findet ihr nicht nur moderne und hochwertige Veranstaltungstechnik, ganz egal für welches Format. Sondern auch ausgebildete Veranstaltungstechniker, die euch von der ersten Anfrage an als Ansprechpartner zur Seite stehen.

Sie betreuen euch vor und während der Veranstaltung, finden das passende Setup für euch und sorgen dafür, dass euer Inhalt glänzen kann. Ganz ohne Störungen. Aber auch Inspiration und neue Ideen gehören zum Repertoire unseres Teams. Denn sie wissen, was mit unserer Haus eigenen Technik so alles möglich ist.

Mit ihrer Erfahrung aus den verschiedensten Events, vom Konzert über die Tagung bis hin zum Hackathon, gehören die meisten Settings zum westhouse-Standard. Und mit dem Motto „Geht nicht, gibt’s nicht“ kümmern sie sich auch um eure außergewöhnlichen Wünsche.

Hochwertige Veranstaltungstechnik mit kompetenter Betreuung lässt euer Event glänzen. Es lohnt sich also schon am Anfang eurer Planung, über Technik nachzudenken und euch einen Ansprechpartner an Bord zu holen, der euch das Leben erleichtert.

Im westhouse findet ihr genau das. Mit ausgebildeten Veranstaltungstechnikern und modernem Equipment begleitet unser Team euch von der Anfrage bis zum Ende eures Events. Und mit unserer Checkliste im Gepäck seid ihr bestens für die Planung gerüstet.

Ihr habt schon ein Thema im Kopf und sucht noch den passenden Rahmen aus Raum und Technik? Dann schickt uns doch hier eure unverbindliche Anfrage!